几乎缩写书籍 - 一个Infosys案例研究

通过Deepak Bhalla.那Naveen Sharma.那杰夫莫莫斯 2020年12月|案例研究|读| 14分钟通过电子邮件发送本文|下载

截至4月20日的前几个星期应该在Infosys忙但可预测。季度截止日期与审计年度财务报表的完成交织在一起 - 每年仪式仪式，有数千人的动作零件，需要提高安全性。本书需要在本季度和年内关闭。

与2020年的其余部分一样，没有任何东西可以追求这些国际监管截止日期。就像数百个Infosys员工一样，世界变化了一年中最繁忙的舒适之一。几乎没有时间计划甚至更少的时间枢转。

每个弹簧的紧密编辑努力都特别困难，需要精确的协作和通信，同时导航国际规则和法律的复杂网站。这一次，Infosys金融团队也有几天搬出他们的办公室，支持超过20万名员工，因为他们做了同样的事情，几乎没有关闭书籍。这一切都是在日常不断变化的环境中完成的。想象一下，在下面的地面发生换层时执行奥林匹克级体操常规。

一个世界性的封锁

世界卫生组织宣布Covid-19将于3月11日成为大流行，这是一个引发全世界政府回应的决定。到那时，印度在全国范围内拥有少于200个Covid-19案件，但对公共卫生官员来说很清楚这只是一开始。

3月20日，在Infosys的财务发布之前，印度首相Narendra Modi发布了一个月，讨论了国家。他要求居民在下周一观察公共宵禁。许多人认为这是政府检查公共情绪的方式和执行机构的准备情况来处理国家锁定。

当时的Infosys高管预计他们班加罗尔总部和全国校园的不可避免地关闭。一半的财务团队已经在那周的家中已经在家中工作，准备根据印度会计准则和国际财务报告标准（IFRS）规定独立并综合全面的财务状况。在三周的冲刺中，Infosys高管和工作人员必须完成一个已经具有挑战性的任务，并从家那里做到这一点，这是一个从未考虑过的壮举。

除了内部金融，人力资源和IT团队外，Infosys还使用两套审计师：Deloitte（法定）和EY（内部）。财政年度的文书工作还包括向美国证券交易委员会的申请，遵守美国萨尔班 - 奥克斯利法案，印度的年度报告达到超过一百万利益攸关方。

印度证券交易委员会(Securities and Exchange Board of India)同意延长企业季度业绩的申报期限，这表明该机构承认了应对这场危机的难度。对许多企业来说，他们的财政年度会持续到12月底，这给了他们几个月的时间来计划更大的任务。据《华尔街日报》(the Wall Street Journal)报道，石油巨头雪佛龙公司(Chevron)进行了试运行，为年底的交割过程做准备。

虽然其许多同行企业决定呈现浓缩的财务，但信息系统决定在春季释放其全部结果，就像它对每隔其他截止日期一样。

与此同时，其余的金融机械必须不间断地继续。Infosys是一家领先的咨询，外包，技术和数字服务公司，在46个国家的220个地点运营。130亿美元的公司还拥有75家子公司和降压子公司，需要最终确定交易并关闭其书籍。每个人都必须考虑不同级别的锁定和不同的会计标准和时区。日常金融业务包括薪资额为近250,000名员工，每月处理近50,000名索赔，每月处理近100,000名供应商发票。

合上账簿实际上是可能的，但绝非易事。需要解决的问题似乎没完没了。潜在的和实际的障碍包括:

当调整到家庭模式的公司时，延迟执行合同文件。

增加收入增加，特别是在需要客户签署的努力或里程碑确认的情况下。

印孚瑟斯团队成员无法确认工作成果和里程碑的情况。

困惑令人信服的客户允许同事在家中工作，特别是对于处理敏感和机密信息的客户。

在由于Covid-19由于Covid-19错过了原始SLA的情况下，需要为服务级别协议（SLA）制定额外的财务条款。

管理审计师的整体物流（设备，连接，安全性）和财务团队被迫离开办公室。

财务领导力创建了两支任务力量来管理这种快速反应。一个人检查了业务方面的行动，例如推荐的策略更改和记录和获取进程变更的批准。第二次看了管理超过400名核心财务员工和超过600多个业务流程管理（BPM）员工的物流。

随着计算机访问突然存在的问题。大约90％的Infosys BPM员工没有笔记本电脑。而许多外部合作伙伴的员工在桌面办公室工作，作为数据安全预防措施。

Infosys的业务连续性计划提供了一个很好的起点，但球队很快意识到即将灾难比他们预期的更广泛。为从建设级别到城市级锁定的一切准备的计划。但是，没有程序预期如果世界上大部分关闭，那么就会发生什么。球队必须回到绘图板并质疑一切。

业务方的工作组与高级管理层和董事会合作，获得异常批准。物流工作组织为结束书籍制定了详细的应急计划，让财务审计，并宣布结果。该团队还致力于战略，确保如果锁定延长，则确保无缝的金融业务持续。

业务连续性团队

许多Infosys顾问和销售员工已经从家里工作，而不是他们在办公室工作。但对于许多业务运营而言，这一计划从来都不是可行的。

业务连续性团队需要获得董事会的批准，才能在国内进行投资和外汇交易。通常这种工作需要使用安全的通信线路和加强的控制，例如主机对主机的连接和通过专用线路进行的贸易确认的音频记录。

该团队必须决定如何接受客户的电子邮件批准代替签署的合同。需要新的政策来授权全球员工的员工工作。在某些情况下，需要支付互联网服务，路由器或其他设备所需的信息。

必须为财务小组执行额外的协议。扫描供应商发往公司办公室的发票等基本操作都必须重新考虑，嵌入公司核心财务系统的其他制造商检查控制也必须重新考虑。

物流团队

Infosys的大部分基础设施是为后台而不是后卧室建造的。过渡并不像员工家居用便携式计算机一样简单。许多额外的校园中的许多桌面，从未选择远程工作。

该团队必须强化台式电脑，并为许多机器购买Wi-Fi适配器。标准桌面计算机通过以太网电缆连接到Internet，并且从未需要Wi-Fi功能。在某些情况下，需要不间断电源，以防止突然电力浪涌或中断的损坏。

同样，审计团队从Infosys办公室进行了大部分工作。这是需要的两个原因。首先，许多数据分析必须在Infosys提供的桌面上进行。其次，他们的过程演练和证据收集通常发生在从Infosys金融团队成员身上坐在桌子上。通过从家中工作的财务团队，审计团队的每个成员都必须拥有Infosys桌面或笔记本电脑，能够连接公司网络和系统。

该团队还为财务员工建立了一个增强的IT支持台，以防他们在从家中连接时面临问题。

机密数据

所有这些操作都允许团队像往常一样创建新版本的业务。但是，关于他们是否可以几乎可以发布完全审计的财务状况，仍有疑问。

他们批判性地分析了所有金融闭幕活动，以确定可以远程做些什么以及人们所需的内容合作。他们的结论是，超过90％的工作可以在办公室外完成。

在某些情况下，没有办法避免将员工送回校园。主要原因是保护未发表的价格敏感信息。创建了几个插头条目 - 或占位符 - 以防止该机密数据的泄漏。在巩固结果之前，这些被删除了五天。少数审计员和财务团队的一些成员被要求在最后几天工作。

生活的企业

Infosys没有计划一个世纪最严重的大流行病。但是，该公司近年来开始重组其方法，以变得更加适应。实时企业战略旨在使能够妨碍景观和情况的信息，就像生物体的发展，以适应不断变化的环境。

在这种策略中，活动是模块化的，同时仍然保持着大幅焦点。该方法已经成熟并遍布全公司。现场企业在最好的时候成功。但是，在过去的春天，最糟糕的时代将这种策略放到了一个新的，骚扰系列的测试。

到2020年春天，印孚瑟斯的财务已经被Live Enterprise战略所改变。印孚瑟斯每月6万份发票中，有60%由机器人处理，无需人工操作。这样每个季度就可以节省数百个工作时间。当大流行爆发时，这种自动化水平至关重要;结束过程涉及到超过400个独特的活动，其中有16个临时里程碑(图1)。这种自动化程度的提高是由Infosys的前CFO M.D. Ranganath和他的副手Jayesh Sanghrajka开始的，然后由现任CFO Nilanjan Roy继续进行。

图1. Infosys 2020财务结算过程

这项工作就像一个精心排练的管弦乐队，由多个系统和团队紧密协调。唯一的区别是没有导体，只有一个关闭仪表板，在需要时提供状态更新和升级。

印孚瑟斯的Live Enterprise战略一直在帮助公司变得更有弹性，更能适应不断变化的商业环境

仪表板是在进行的技术项目和举措之一，以使Infosys Finance更加有效和平衡战术和战略举措。地面上的财务团队始终寻找有助于解决他们的直接问题的战术自动化机会。另一方面，高级管理层正在寻求更多的分析和见解。Infosys的金融领导确定了改变财务团队所需的四个必要条件。新框架有助于满足双方。

努力效率

重复，努力 - 密集型和易于出错的活动的自动化在首次实施时提供了大量的节省。但随着自动化替换更多手动活动，增加的收益将减少。但是，自动化提供超越倒数的好处。还有许多其他原因继续投资自动化，包括：

• 在重要的过程领域更快的周转。
• 消除人为错误和重复工作的成本。
• 减少欺诈风险。
• 减少升起和倾斜操作所需的时间。
• 减少对个人或小团体的过度依赖。

益处是显着的，特别是在大规模使用时。Infosys有40,000个客户在任何时候运行的客户项目，以及每年60万个发票，700,000名供应商发票和65万名员工。

流程效率

通常，某些流程的吞吐量和周转时间比节省的工作量更重要。在公布季度业绩或更快地完成审计、在两天而不是七天内理赔、以及直接处理40%的员工理赔方面，团队感到自豪。先进的IT系统和高度优化的流程也将供应商付款的周转时间从21天减少到7天。所有这一切都是在不牺牲服从的情况下取得的。

图2.外汇交易，然后现在

来源：Infosys.

商业见解

数据确实是新的货币，但它只是它解锁的洞察力的重要性。从Excel转换到分析和数据可视化工具，如Microsoft Power BI或Tableau，不再有用，但对于财务团队至关重要。它允许它们依靠它依赖并根据从​​数据中汲取的洞察力进行更快的决策。

与许多人一样，Infosys金融团队在2018年之前大量依赖于基于Excel的报告。然而，这越来越不可行，数据的规模和复杂性，监控的指标数量，以及对周转时间更快的需求。

桌面版本的Power BI提供了立即浮雕，因为它有效地与在千兆字节中测量的数据有效（Excel开始超过40MB的数据）。但是，这只是一开始。

Infosys的FinHub帮助创建了一个公司级性能管理仪表板，其能够测量超过20个关键过程区域和200加数据点

Infosys创建了一个FinHub，其中包含来自各个流程领域的多维数据集，包括收入、应付款项、人员配置和费用。这导致了一个公司级别的性能管理仪表板的创建，该仪表板测量超过20个关键过程领域和超过200个数据点跨12个系统的脉搏。

各个财务团队都能够创建自己的指示板，这些指示板直接链接到FinHub多维数据集。财务团队可以直接查看交互式图表，而不是不断地从IT部门寻求新的报告。

合规

遵从性通常是耗时且昂贵的，但是一些负担可以通过自动化来抵消。例如，在印孚瑟斯，IT一般控制测试以前是一年一次的。这项工作需要内部审计、IT和业务团队之间的协调。每个应用程序需要两到三周的测试时间。当印孚瑟斯将这一过程自动化后，内部审计团队能够将所需时间减少至少90%。这也允许按需审计，而不是将审计限制在一年一次。

外汇是另一个交换自动化工艺的另一个领域，提供了福利。Infosys每年处理价值120亿美元的外币交易 - 20多个银行的2,000多笔交易。各种复杂的对冲仪器添加了另一层复杂性。数字化Infosys的外汇流程已经消除了手动干预和减少操作步骤。管理信息系统报告可立即提供，而不是一天。

新解决方案 - 从地上建造 - 已将Infosys控件从侦探移动到预防。现在，内部审计团队可以专注于保证和改进，而不是花费宝贵的时间仅检查合规性。

劳动力的弹性

从办公室到家乡的过渡是对快速发展的紧急情况的必要反应，但影响可能会忍受。较少的员工将返回到大流行后的办公室，尽管预测仍然难以捉摸。无论是30％还是70％，都将大大取决于企业文化和技术成熟。但是，生产力和有效性的长期担忧将留下。坚持提高工作监测或要求返回标准办公时间表的组织可能最终赢得战斗但失去了战争。

对于大型组织来说，很大程度上将取决于客户和合作伙伴对这种职场新观点的反应。一些高管可能不愿意允许在办公室以外的地方工作，这导致他们回归到过去的方式。尽管如此，其他单位和部门将转向这种新的工作方式。

不同级别的遥控工作将创造额外的成本 - 特别是与网络安全有关 - 而且还可以在办公空间，旅行等领域省钱。然而，最大的好处是不能提前预测的好处 - 能够快速和果断地对不在日历上的动荡作出反应的能力。